E-Rechnung: Jetzt die nächsten Schritte vorbereiten
Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen zunehmend zum verbindlichen Standard. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen betroffene Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen zunehmend zum verbindlichen Standard. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen betroffene Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Für viele Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 endet zum 31. Dezember 2026 eine wichtige Übergangsregelung für die Ausstellung von Rechnungen. Wir zeigen Ihnen, worauf es jetzt ankommt und wie Sie Ihre Abläufe rechtzeitig vorbereiten.
Die Möglichkeit zum Empfang von E-Rechnungen muss für betroffene Unternehmen vorhanden sein.
Für grundsätzlich betroffene inländische B2B-Umsätze müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen.
Rechnungssoftware, Versand, Eingang und Archivierung sollten möglichst noch 2026 eingerichtet und getestet werden.
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gängige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0). Eine gewöhnliche, aus Word oder Excel erzeugte PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen grundsätzlich nicht.
Der strukturierte Originaldatensatz einer E-Rechnung muss während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig verfügbar und prüfbar bleiben. Rechnungen sollten geordnet auffindbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Änderungen und Zugriffe müssen im Rahmen eines ordnungsgemäßen Verfahrens nachvollziehbar bleiben.
Fehlen die maßgeblichen Rechnungsdaten oder sind die Abläufe nicht nachvollziehbar, können sich Probleme bei Betriebsprüfungen und beim Nachweis des Vorsteuerabzugs ergeben. Auch verspätete Freigaben, zusätzliche Rückfragen und Mehraufwand in der Buchhaltung lassen sich durch klar geregelte Prozesse vermeiden.
Welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, hängt davon ab, wie Sie Ihre Rechnungen heute erstellen und verarbeiten. Wir unterstützen Sie dabei, Ihren aktuellen Ablauf zu prüfen und die nächsten Schritte für eine möglichst durchgängige digitale Zusammenarbeit festzulegen.
Mit unserer Checkliste prüfen Sie Schritt für Schritt, ob Ihr Unternehmen auf die E-Rechnung vorbereitet ist – von der Rechnungserstellung über den Versand bis zur Archivierung und Übergabe an die Buchführung.
Sie sind unsicher, ob Ihre Rechnungssoftware geeignet ist, oder möchten Ihre digitalen Rechnungsprozesse mit uns abstimmen? Sprechen Sie uns an. Gemeinsam klären wir, wo Handlungsbedarf besteht.